Asistente Ejecutiva para Country Manager
Ubicación: Ciudad Empresarial, Huechuraba, Región Metropolitana (presencial)
Descripción del Cargo
El Asistente Ejecutivo (a) brindará apoyo ejecutivo y administrativo integral al Country Manager y a otros ejecutivos de nivel C en Santiago, Chile. Esta posición requiere una persona altamente organizada, proactiva y orientada al servicio, con excelentes habilidades de comunicación, sólido criterio profesional y capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno internacional dinámico y de ritmo acelerado.
La persona seleccionada desempeñará un rol clave en asegurar el adecuado funcionamiento de las operaciones diarias, administrando agendas complejas y prioridades ejecutivas, coordinando actividades de negocio y apoyando la interacción con stakeholders internos y externos con profesionalismo, discreción y atención al detalle.
Principales Responsabilidades
- Administrar las agendas del Country Manager y de los ejecutivos asignados, incluyendo reuniones, citas y actividades estratégicas del negocio.
- Coordinar reuniones internas y externas, incluyendo preparación de agendas, logística, materiales de apoyo y seguimiento de compromisos.
- Actuar como punto de enlace entre los ejecutivos y stakeholders internos y externos, asegurando una comunicación efectiva y seguimiento oportuno.
- Gestionar, priorizar y canalizar correspondencia, correos electrónicos, llamadas y solicitudes con altos estándares de profesionalismo y confidencialidad.
- Preparar presentaciones, informes, materiales para reuniones y documentación ejecutiva.
- Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte, visas, itinerarios y documentación requerida.
- Gestionar cambios y contingencias relacionadas con viajes de manera eficiente y proactiva.
- Coordinar la logística y brindar apoyo a ejecutivos visitantes, reuniones de liderazgo, reuniones con clientes y eventos corporativos.
- Apoyar la organización de conferencias, talleres, reuniones fuera de oficina y actividades corporativas internas.
- Tomar minutas cuando sea requerido y asegurar el seguimiento de acuerdos y acciones comprometidas.
- Redactar, revisar y corregir comunicaciones y documentación profesional en inglés y español.
- Mantener registros, archivos y documentación confidencial con el más alto nivel de discreción.
- Apoyar procesos administrativos tales como rendiciones de gastos, coordinación de facturas, órdenes de compra y otros requerimientos.
- Colaborar estrechamente con equipos de Recursos Humanos, Finanzas, TI, Facilities, Ventas y equipos regionales/globales.
- Apoyar comunicaciones internas, coordinación operativa y mejoras de procesos administrativos.
- Brindar apoyo flexible en proyectos especiales y otras prioridades del negocio según sea requerido.
Requisitos
- Al menos 5 años de experiencia brindando soporte a alta dirección o ejecutivos de nivel C en entornos corporativos multinacionales o de ritmo acelerado.
- Inglés y español avanzados, tanto escritos como hablados.
- Manejo avanzado de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel y PowerPoint) y herramientas de colaboración como Teams, Zoom y SharePoint.
- Experiencia coordinando viajes complejos, reuniones ejecutivas y eventos corporativos.
- Excelentes habilidades de organización, planificación y gestión del tiempo, con capacidad para manejar múltiples responsabilidades simultáneamente.
- Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, con capacidad para relacionarse eficazmente con todos los niveles de la organización.
- Capacidad para trabajar bajo presión y responder eficazmente a prioridades cambiantes.
Competencias Clave
- Proactividad y capacidad para anticiparse a las necesidades del negocio y de los ejecutivos.
- Alto nivel de organización y atención al detalle.
- Profesionalismo, discreción y manejo confidencial de la información.
- Capacidad para resolver problemas de manera efectiva, con un enfoque flexible y adaptable.
- Alta inteligencia emocional y habilidad para construir relaciones de trabajo efectivas con distintos equipos y niveles organizacionales.
- Orientación al trabajo colaborativo y actitud positiva hacia el trabajo en equipo.
- Sensibilidad cultural y capacidad de adaptación en entornos internacionales.
Esta oferta se enmarca en la Ley N°21.015 de Inclusión Laboral de Personas con Discapacidad. InterSystems promueve la igualdad de oportunidades y la no discriminación en todos sus procesos de reclutamiento y selección, asegurando procesos inclusivos y accesibles, en conformidad con la normativa laboral vigente en Chile.
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