Coordonnateur(trice) bilingue – Paiements et rapprochements

Qui sommes-nous :

Burson est le leader mondial de la communication, dont la mission est de créer de la valeur pour ses clients à travers la gestion de leur réputation. Grâce à des équipes hautement spécialisées, des technologies de pointe et une créativité révolutionnaire, nous aidons les marques et les entreprises à redéfinir leur réputation comme un avantage concurrentiel, leur permettant ainsi de jouer un rôle de premier plan aujourd’hui et à l’avenir. Lorsque vous travaillez chez Burson, vous faites partie d’une communauté mondiale d’apprenants perpétuels qui s’épanouissent à la pointe de l’innovation.

Burson fait partie de WPP (LSE/NYSE : WPP), la société de transformation créative. Pour plus d'informations, visitez le site bursonglobal.com et suivez-nous sur LinkedIn et Instagram.

Aperçu du rôle

Ce poste est entièrement consacré au financement des campagnes, au traitement des paiements, à la gestion des bons de commande (PO), aux rapprochements financiers et à l'administration financière connexe dans un environnement de campagnes à volume élevé.

Le paiement des créateurs de contenu et des influenceurs dans les délais constitue un indicateur clé de performance (KPI) pour nos clients. Avec l'augmentation du volume des campagnes, ce rôle requiert une gestion rigoureuse du suivi des paiements, une excellente organisation ainsi qu'une capacité à identifier et à escalader rapidement les risques.

La personne titulaire du poste est responsable de veiller à ce que les paiements destinés aux créateurs et aux influenceurs soient traités avec exactitude, efficacité et dans les délais prescrits, tout en assurant une visibilité complète sur le financement des campagnes, les bons de commande, les factures, l'état des paiements, les rapprochements fiscaux, les soldes restants et les éléments nécessitant un suivi.

En collaboration étroite avec l'équipe Finance, les équipes-conseils, les équipes de facturation, les comptes fournisseurs, les clients et les partenaires de plateformes externes, ce rôle contribue à réduire les écarts liés aux paiements et à la facturation, à assurer le respect des engagements envers les clients, à maintenir des contrôles financiers solides et à garantir une documentation complète et conforme à des fins d'audit.

Principales responsabilités

• Gérer de bout en bout l'administration des paiements de campagnes, incluant les besoins de financement, les bons de commande (PO), la documentation justificative, le suivi des paiements, le suivi des factures, les rapprochements financiers et la résolution des écarts.

• Effectuer le suivi et contribuer à résoudre les problèmes de rapprochement des bons de commande découlant de conventions de nommage incohérentes, de modifications de budget, de bons de commande manquants ou de changements liés aux négociations avec les influenceurs.

• Surveiller les campagnes pour lesquelles les paiements progressent plus rapidement que la facturation et signaler les expositions non facturées, les écarts de préparation des factures ainsi que les éléments nécessitant un suivi auprès des équipes-conseils ou des clients.

• Maintenir à jour les plateformes de paiement des influenceurs ainsi que les différents outils de suivi financiers afin d'assurer une visibilité complète sur les campagnes, les marques, les divisions, les besoins de financement, l'état des factures, les paiements, les bons de commande, les taxes, les soldes restants, les dossiers en attente et les actions requises.

• Assurer le suivi des échéanciers de paiement, identifier de façon proactive les risques pouvant affecter les indicateurs de performance (KPI) des clients ou les délais de paiement des créateurs, et coordonner les actions nécessaires avec les équipes internes, les clients et les partenaires externes afin de résoudre les enjeux liés au financement, aux paiements, aux factures ou aux renseignements manquants.

• Préparer les rapprochements de taxes, les écritures de journal ainsi que les rapprochements financiers finaux des campagnes en validant les paiements, les bons de commande, les factures, les montants de taxes, les notes de crédit, les fonds inutilisés et les soldes restants, tout en identifiant les écarts avant la fermeture des dossiers.

• Soutenir les revues de statut des paiements et des bons de commande en maintenant une documentation complète, exacte et à jour, incluant les comptes rendus, les éléments en attente, les points d'escalade ainsi que les documents nécessaires aux suivis clients, aux audits et aux indicateurs de performance.

• Soutenir l'intégration des fournisseurs sur les plateformes de paiement des influenceurs, notamment en validant les coordonnées des fournisseurs, en initiant les demandes d'inscription, en envoyant les communications de configuration, en vérifiant les documents requis, en effectuant les suivis nécessaires et en escaladant les dossiers non résolus.

• Mettre à jour les différents outils de suivi en y inscrivant les numéros de facture, montants, dates de facture, échéances, statuts des fournisseurs, statuts des paiements et actions de suivi requises.

• Préparer les dossiers complets de facturation destinés aux comptes fournisseurs, notamment en ajoutant les numéros de bons de commande aux factures, en recueillant les contrats ou ententes signées avec les influenceurs, en soumettant la documentation à Finance+ ou aux comptes fournisseurs, et en assurant le suivi des factures urgentes ou assujetties aux modalités de paiement NET45.

Qualifications, compétences et expérience

• Baccalauréat en finance, comptabilité ou dans un domaine connexe, un atout.

• Minimum de trois (3) ans d'expérience en finance, traitement des paiements, comptes fournisseurs, finances de campagnes ou dans un rôle similaire au sein d'un environnement à volume élevé et axé sur les échéanciers, idéalement en agence de communication, publicité, consultation ou services professionnels.

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

• Expérience en gestion des bons de commande, traitement des factures, suivi des paiements, résolution des écarts de paiement, rapprochements budgétaires, soutien fiscal et préparation aux audits.

• Excellente maîtrise d'Excel, incluant les formules avancées, tableaux croisés dynamiques, fonctions de recherche (Lookup/XLookup), filtres et gestion de fichiers de suivi complexes.

• Expérience avec les plateformes de paiement destinées aux influenceurs, un atout important.

• Expérience avec Maconomy ou un système financier comparable, un atout.

• Excellente capacité d'organisation, grande rigueur et souci du détail, avec une approche méthodique permettant d'assurer le respect des processus financiers tout en identifiant rapidement les exceptions et les risques.

• Excellentes aptitudes en communication et en suivi, avec la capacité de collaborer efficacement avec les équipes Finance, les équipes-conseils, les clients et les partenaires externes.

• Expérience en intégration de fournisseurs, gestion des paiements, préparation de dossiers de facturation et coordination avec les comptes fournisseurs ou Finance+.

Mesures de succès

• Les paiements des campagnes sont traités avec exactitude, efficacité et dans les délais convenus afin de respecter les engagements envers les clients.

• Les bons de commande, les factures, les besoins de financement, les paiements, les soldes restants et l'ensemble des documents financiers sont exacts, à jour et conformes aux exigences d'audit.

• Les risques liés aux paiements, aux bons de commande, aux écarts de facturation, aux paiements rejetés ou aux enjeux de financement sont rapidement identifiés, communiqués et résolus.

• Les rapprochements fiscaux, les écritures de journal, les notes de crédit et les rapprochements finaux des campagnes sont réalisés avec exactitude et dans le bon ordre.

• Les parties prenantes reçoivent des mises à jour claires, précises et en temps opportun concernant l'avancement des paiements, les enjeux, les écarts et leur résolution.

Cette version est adaptée au vocabulaire financier utilisé au Québec (rapprochements, bons de commande, comptes fournisseurs, écritures de journal, notes de crédit, etc.) tout en conservant un ton fluide et professionnel, cohérent avec les descriptions de poste de Burson.

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Vous avez votre place chez Burson

Notre vision est de faire de Burson la référence en tant qu’"entreprise académie" pour les professionnels de la communication créative et les leaders émergents. Nous offrons un environnement dynamique où des collaborateurs ambitieux viennent pour perfectionner leurs compétences, élargir leur réseau et, en fin de compte, concevoir les meilleures solutions pour les grandes marques d’aujourd’hui. Notre engagement envers votre développement se reflète dans nos nombreux avantages et programmes dédiés à nos collaborateurs, incluant des opportunités de formation professionnelle, des programmes de mentorat avec des leaders de l’industrie, une culture d’entreprise dynamique et inclusive favorisant la collaboration et l’innovation, ainsi que des dispositifs attractifs conçus pour récompenser et fidéliser les meilleurs talents. Nous investissons dans nos équipes, car nous croyons que leur succès est le nôtre.

Chez Burson, nous sommes une agence de curieux insatiables. Nous savons que l’excellence dans la créativité et la communication repose sur une compréhension fine et nuancée des enjeux. C’est pourquoi il est essentiel pour nous de recruter des talents exceptionnels, issus de tous horizons et de toutes identités. Sans cette diversité, nous ne pourrions pas accomplir notre mission : inspirer des idées audacieuses, encourager le dialogue constructif, créer des expériences marquantes et stimuler l’innovation et la créativité pour nos partenaires. Votre perspective unique, votre talent font de vous un #BursonPerson, et c’est ensemble que nous offrons des résultats exceptionnels à nos clients

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